La gestione informatizzata degli archivi per conto dei nostri clienti avviene mediante un sistema informativo, di proprietà DFM, basato su moderne tecnologie J2EE. Fanno parte di tale sistema informativo:

• la piattaforma di gestione documentale denominata JArcoWEB, che rappresenta l'interfaccia messa a disposizione dei Clienti per la richiesta di consultazione di materiale archiviato
• il software applicativo specializzato per la gestione dei depositi archivistici denominato JArco
• il software specializzato per l'inventariazione informatizzata della documentazione oggetto della presa in carico massiva iniziale denominato DocManager

I sistemi JArco e DocManager sono sistemi interni a DFM e per ragioni di sicurezza non sono visibili esternamente. L'unico sistema a supporto del servizio e visibile dall'esterno è il software JArcoWEB e prevede la realizzazione di un ambiente informativo virtuale e riservato residente presso il Data Center di DFM.
Il Cliente quindi avrà a disposizione un completo sistema documentale che provvede al consolidamento delle acquisizioni archivistiche e digitali del materiale documentale da conservare.
Il servizio offerto include:

• conservazione dei supporti
• personale e servizi per la gestione
• infrastruttura fisica
• infrastruttura logica

Ogni singola componente del servizio è stata progettata per avere fattori di sicurezza e resilienza elevatissimi tali che garantiscono l'assenza di malfunzionamenti e/o perdite di dati.
Di seguito si riportano in sintesi alcune tra le più significative caratteristiche del sistema informativo:

• gestione di profili di utenza differenziati
• modellazione della struttura organizzativa dell'Ente
• ricerca e visualizzazione dei documenti archiviati
• richiesta di documenti con invio cartaceo o digitale
• gestione presa in carico e movimentazione della documentazione
• interfaccia di amministrazione utenti e documenti
• gestione logistica di deposito
• produzione di idonee statistiche sulla movimentazione
• interazione con i sistemi in esercizio presso i clienti

L'applicativo JArcoWEB è raggiungibile tramite un qualsiasi browser internet digitando un indirizzo sicuro (protocollo https://) riservato al cliente, all'interno del nostro dominio aziendale; Per accedere all'applicativo è necessario digitare il codice utente assegnato in modo riservato, con la relativa password.
Dalle form di ricerca di documenti archiviati si può visualizzare il documento digitale se presente o si può richiedere copia orginale o digitale di un documento archiviato, nell'ambito dei livelli di servizio concordati (il cliente è stato rimosso per ragioni di riservatezza).
Il sistema permette di gestire qualsiasi tipologia di fascicolo o di documenti, come ad esempio:

• cartelle cliniche
• fascicoli relativi a iter amministrativi di propri assistiti
• fascicoli amministrativi di varia documentazione
• fascicoli di documentazione iconografica
• archivi di lastre radiologiche e vetrini